Legal Alert | e-Doręczenia – nowe obowiązki dla przedsiębiorców

Od 1 kwietnia 2025 r. przedsiębiorcy wpisani do KRS będą musieli posiadać aktywną skrzynkę do e-Doręczeń. Nowy system ma zapewnić efektywną, ekologiczną i sprawną komunikację pomiędzy przedsiębiorcami a organami administracji publicznej. Jest również kolejnym krokiem w cyfryzacji administracji publicznej.

Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie z urzędowym potwierdzeniem daty nadania i doręczenia korespondencji.

e-Doręczenia są elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. e-Doręczenia umożliwiają całkowicie elektroniczną wymianę korespondencji pomiędzy:

1. podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami,
2. podmiotami niepublicznymi (np. między przedsiębiorcami, od przedsiębiorcy do adwokata itp.).

Rodzaje usługi

Skrzynkę do e-Doręczeń można założyć:

1. u operatora wyznaczonego (Poczta Polska) – usługa publiczna, w której posiadanie konta jest bezpłatne, korespondencja między przedsiębiorcą a podmiotem publicznym jest bezpłatna, natomiast wysyłanie korespondencji między podmiotami niepublicznymi (np. między przedsiębiorcami, od przedsiębiorcy do adwokata itp.) jest płatne, ale znacznie tańsze niż tradycyjny list polecony,
2. u podmiotów prywatnych świadczących usługi e-doręczeń (np. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych) – kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (odpłatna na zasadach ustalonych przez operatora).

Jakie są obowiązki przedsiębiorców wynikające z wdrożenia e-Doręczeń?

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorców związanym ze zmianami jest założenie i aktywowanie unikatowego adresu do doręczeń elektronicznych oraz powiązanej z nim skrzynki. Adres elektroniczny będzie następnie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych prowadzonej przez Ministerstwo Cyfryzacji. Wpis w Bazie Adresów Elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres. Dla tych przedsiębiorców, którzy nie założą adresów w wymaganym ustawowo terminie, oznaczać to może znaczne utrudnienie w kontakcie z administracją publiczną.

Kto ma obowiązek wdrożyć e-Doręczenia?

Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń dotyczy:

1. przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG
2. przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS
3. fundacji
4. stowarzyszeń
5. przedstawicieli niektórych zawodów zaufania publicznego.

Do kiedy przedsiębiorca ma obowiązek wdrożyć e-Doręczenia dla swojej firmy?

Dla powyższych podmiotów ustawodawca przewidział różne terminy obowiązku wdrożenia e-Doręczeń. Terminy te – dla przedsiębiorców - zależne są głównie od daty rejestracji w CEIDG lub KRS. Harmonogram wdrożenia e-Doręczeń przedstawia tabela poniżej:

Uwaga: przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. składający wnioski o zmianę wpisu w CEIDG od 1 lipca 2025 r. będą mieli obowiązek podać wraz z wnioskiem dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń.

Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego (m.in. radcowie prawni, adwokaci, komornicy), mieli obowiązek wdrożyć e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 r.

Jak utworzyć o adres do e-Doręczeń dla przedsiębiorcy?

W celu założenia skrzynki do e-Doręczeń trzeba posiadać Profil Zaufany lub e-dowód osobisty.

• Przedsiębiorcy wpisani do KRS

  Przedsiębiorcy zarejestrowani w KRS przed 1 stycznia 2025 r. powinni wystąpić ze stosownym wnioskiem o założenie adresu do e-Doręczeń. Wniosek można złożyć poprzez e-usługę w serwisie biznes.gov.pl.

  Przedsiębiorcy, którzy dopiero rejestrują się w KRS (od 1 stycznia 2025 r.), podają dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o zarejestrowanie w KRS.

• Przedsiębiorcy rejestrujący działalność w CEiDG

  Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. obecnie mogą:

1. 1. wystąpić ze stosownym wnioskiem o założenie adresu do e-Doręczeń w serwisie biznes.gov.pl
   2. podać dane do utworzenia adresu we wniosku o zmianę danych firmy w CEiDG.

Przedsiębiorcy, którzy dopiero rejestrują działalność w CEiDG (od 1 stycznia 2025 r.) podają dane do utworzenia adresu do e-Doręczeń we wniosku o rejestrację działalności w CEiDG.

Po weryfikacji wniosku założoną skrzynkę do e-Doręczeń należy aktywować. Z chwilą aktywacji następuje wpis adresu do Bazy Adresów Elektronicznych, a skrzynka pozwala na wysyłanie i odbieranie wiadomości.

Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń można złożyć przez pełnomocnika.

Jak możemy pomóc?

Możemy pomóc Państwu w bezpiecznym i skutecznym wdrożeniu doręczeń elektronicznych poprzez m.in.:

1. przeprowadzenie szkolenia osób odpowiedzialnych za zapewnienie prawidłowego obiegu korespondencji,
2. wsparcie w przygotowaniu procedur obsługi skrzynek do doręczeń elektronicznych,
3. wsparcie przy zakładaniu skrzynki, w tym założenie jej na podstawie pełnomocnictwa,
4. bieżącą obsługę skrzynki (w szczególności dla przedsiębiorców zagranicznych).